Todos los seres humanos tienen días de exactamente 24 horas, pero cómo emplear esas horas es una elección individual. Nuestras responsabilidades pueden ir desde el trabajo hasta la familia pasando por muchos otros asuntos, de manera que, si no administramos el tiempo, podemos sentir que tenemos una demanda excesiva para una oferta insuficiente.

¿Qué es la administración del tiempo?

La administración del tiempo es la manera en que usted asigna prioridades a las horas en que está despierto(a) para aumentar la eficiencia y la productividad. En algún momento u otro, todas las personas deben analizar cómo pueden manejar de la mejor manera los minutos de su día. Existen innumerables libros, sitios web, seminarios, clases y agendas para aprovechar al máximo el valor de cada momento. Pese a todos los conocimientos y dispositivos con que podemos contar, a veces seguimos sintiendo que el día no tiene horas suficientes para cumplir con todas las exigencias. Esto suele producir estrés, lo cual genera nuevas tensiones.

La administración del tiempo es posible porque el tiempo es relativo. Si bien el horario que marca el reloj es exacto, según lo que estemos haciendo, el tiempo parece avanzar rápido o muy lentamente. El tiempo también es relativo cuando se piensa en la edad. Un padre o una madre que están ocupados preparando las maletas para salir de vacaciones al día siguiente podrían sentir que, en un abrir y cerrar de ojos, se acabó el día. Sin embargo, un niño podría sentir que estalla de ansiedad y que casi no puede tolerar la espera. El tiempo, entonces, tiene que ver con nuestras percepciones. Dado que es relativo, el tiempo se puede manejar.

Consejos sobre administración del tiempo

Si busca herramientas sobre administración del tiempo, existe una enorme cantidad de materiales que puede consultar. A continuación ofrecemos una serie de estrategias prácticas comprobadas para una buena administración del tiempo:

  • Al igual que las personas llevan un diario relativo a sus comidas para hacer un seguimiento de la ingesta diaria, considere la posibilidad de usar un registro de tiempo para un día o una semana normales. Registre el tiempo que dedica a pensar, a mantener conversaciones y a realizar actividades. Naturalmente, los cronogramas diarios tienen variaciones, pero este ejercicio le dará una mejor comprensión de los momentos en que usted es productivo o malgasta su tiempo.

  • Agende una “cita” consigo mismo para lograr sus tareas. Establezca un horario específico para comenzar y finalizar, de manera que pueda esperar que la tarea termine si le resulta desagradable.

  • Tómese tiempo, cada día, para planificar la jornada. Esta es una de las maneras más efectivas para usar su tiempo de un modo inteligente y mantenerse enfocado. Planifique las tareas importantes en las horas de mayor rendimiento para alcanzar la mayor productividad y piense en dedicarse a los llamados telefónicos o a los mensajes de correo electrónico en un horario estipulado.

  • Defina claramente el resultado que desea obtener de una conversación o actividad. Esto le permite medir el éxito, y puede encontrar pequeñas maneras de recompensarse cuando ha alcanzado su meta.

  • Elimine o minimice los medios sociales y otras distracciones cuando está trabajando. Si su trabajo le permite hacer pequeñas pausas para usar Internet, tomar un refrigerio o hacer una caminata, programe esos momentos en lugar de usarlos para interrumpir su trabajo o procrastinar.

Principios de la administración del tiempo

Organización

Pese a la cantidad de información sobre administración del tiempo que se encuentra disponible, un componente en el que la mayoría de los recursos coinciden es la organización. Si bien la organización puede parecer una inversión de tiempo costosa al principio, los beneficios superarán con creces los costos totales.

Es casi imposible aprovechar su tiempo al máximo, de manera efectiva, en un lugar desordenado y abarrotado de cosas. Incluso si su agenda está bien organizada, perderá tiempo buscando documentos o elementos importantes, y no podrá completar las tareas con eficiencia.

Establecer prioridades

Mientras exista tiempo, siempre habrá una “tiranía de lo urgente”. Puede parecer que algunas cosas son apremiantes y se deben resolver inmediatamente, pero en definitiva, quizás no sean tan importantes. Existe una diferencia clave entre ser eficiente y ser eficaz. Es posible que usted realice muchísimas tareas o responda muchos mensajes de correo electrónico. Pero si no son prioritarios, no tiene sentido hacerlo. Analice cuál es la motivación subyacente que hace que se trabaje con eficiencia en lugar de con eficacia. ¿Es posible que esté procrastinando respecto de las tareas importantes simplemente para acortar la lista de tareas pendientes?

Fijación de metas

Nunca se puede subestimar el poder de fijar metas. Sin una idea clara de lo que usted espera lograr, no es posible saber si ha alcanzado resultados satisfactorios o no. Establecer un plan con metas claramente definidas es fundamental para una administración del tiempo efectiva. Cuando fije sus metas, recuerde los siguientes elementos claves: las metas deben ser específicas, alcanzables y medibles. Cuando planifique, debe poder desglosar su meta final en pasos y luego analizar sus avances.

Actitud positiva

Nunca se debe olvidar el poder de una actitud positiva. Si usted aborda su meta pensando: “¿Para qué me voy a esforzar? Siempre fracaso”, es probable que nunca tenga éxito. Es probable que mantener una actitud positiva y celebrar las pequeñas metas le aseguren una victoria mayor a largo plazo. Cuando cometa errores o no pueda completar su meta, perdónese y vuelva a empezar.

Conclusión

En última instancia, la administración del tiempo es una forma de arte, y la calidad de los resultados finales supera la cantidad. Con el ritmo de vida actual de la mayoría de las personas, una buena dosificación del tiempo se vuelve más importante que nunca. Además de la satisfacción que obtendrá por usar el tiempo con inteligencia, también mejorará sus habilidades para fijar metas, establecer prioridades y organizarse. El día tiene 24 horas, para todos por igual. Entonces, ¿cómo pasará el suyo?

Fuentes: